Miten järjestän onnistuneet juhlat?

Juhlat onnistuvat, kun uhraat etukäteen hetken aikaa juhlien järjestelyihin ja mietit, mitä tarvitset ja miten hoidat kaikki järjestelyt.  Olen elämäni aikana järjestänyt monen monta juhlaa, pientä ja isoa. Nämä asiat ja vinkit ovat helpottaneet itseäni, kun edessä on ollut juhlien järjestelyt. Lista ei ole kattava, mutta näillä pääsee hyvin alkuun pienempien juhlien järjestelyissä ja saat muutamia vinkkejä isompiinkin juhliin. Aihe on tällä hetkellä ajankohtainen, kun moni miettii koulun päättäjäisjuhlaa, ylioppilasjuhlia ja valmistujaisjuhlia.

Juhlien suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin eli nyt alkaa jo olla kiire koulun päättäjäisjuhliin.  Ajoissa aloitettu suunnittelu vähentää stressiä, kun asiat eivät jää viimeiseen hetkeen.

En tässä puutu lainkaan juhlavaatteisiin, sillä se on ihan oma juttunsa kokonaan. Ne on myös suunniteltava ja hankittava hyvissä ajoissa. Älä jätä viime tippaan, sillä silloin ei löydy sopivaa päälle pantavaa. Silloin menee vain hermot, kun yrität kuumeisesti löytää sopivat vaatteet tai kengät juhliin.

Kuinka paljon juhlat maksavat?

Etenkin suurempien juhlien järjestelyssä ensimmäinen asia on päättää juhlien budjetti. Laske budjettiin juhlapaikan vuokra (jos sellainen on tarkoitus vuokrata), tarjoilut, koristelut, mahdolliset henkilökuntakulut (aputyö) ja juhla-asut. Itse tekemällä säästää pitkän pennin. Kannattaa kuitenkin miettiä tarvitseeko ihan kaikkea tehdä itse, sillä se vie paljon voimia sekä vaatii pitkää pinnaa. Vaihtoehtona on ulkoistaa juhlat kokonaan tai vain osan juhlajärjestelyistä. Apujoukkoja on kaikissa tapauksessa hyvä varata apuun. Pääset itse helpommalla.

Pienelläkin budjetillakin on mahdollista järjestää hauskat juhlat. Tarjoilut voivat olla yksinkertaiset ja edulliset. Hauskat ideat on usein paljon parempia kuin runsaat tarjoilut. Taito on myös mitoittaa tarjottavat oikein, ettei niitä jää hurjasti yli eivätkä tietenkään syötävät saa loppua kesken. Voit hyvin osallistaa juhlaväkeä, kaikki ei tarvitse olla valmista. Helpot keräilytarjottavat ovat käteviä: pilko vihanneksia ja juureksia lautaselle ja viereen dippejä. Hyvää ja halpaa. Näyttävä juhlakakku kahvin kanssa. Ohjeita löytyy netistä vaikka kuinka paljon. Täytekakku voi olla myös vihanneskakku.

Kutsu juhliin

Seuraavaksi tulisi miettiä ketä kutsutaan. Laadi ensin nimi- ja osoiteluettelo vieraista. Täsmääkö kutsuttavien määrä siihen, monelle olit alunpitäen suunnittelut juhlia. Muista säilyttää listaus kiitoskorttien lähettämistä varten. Kutsun voi nykyisin lähettää myös sähköpostilla tai some-kanavan kautta tai jopa puhelimella. Se onkin yleistynyt viimeaikoina. Postitus on kuitenkin juhlava ja hieno tapa edelleen.  Lähetä kutsut ajoissa, mieluiten kuukautta ennen, jos se on mahdollista. 

Kutsusta pitää käydä ilmi: kutsuttavien  ja kutsujien nimet (onko avec tilaisuus), tilaisuuden aihe, juhlan päivämäärä ja kellonaika sekä juhlapaikka. Suuremmissa juhlissa, esim. hää- ja syntymäpäiväjuhlissa myös pukeutumiskoodi on hyvä mainita. Kutsuun kannattaa myös liittää vastauspyyntö eli v.p. sekä päivämäärä vastaukselle. Näin saat vierasjoukon lukumäärän etukäteen selville. Hää- ja merkkipäiväjuhlissa on hyvä ilmoittaa myös lahjatoiveet tai mistä toivelistan löytää. Puheet juhlan sankarille on hyvä aikatauluttaa. Mikäli puheita ei haluta se pitää ilmoittaa kutsutuille, ettei synny ikävää tilannetta juhlassa.

Listaukset on käteviä juhlajärjestelyissä, niin tärkeät asiat eivät unohdu ja näet heti, mitkä asiat on hoidettu ja mitkä hoitamatta. Teen usein juhlasuunnitelman vaiheittain esim.: ennen juhlia hoidettavat asiat, juhlan aikana muistettavat asiat ja juhlan jälkityöt.

Ennen juhlia

Isompiin tilaisuuksiin kannattaa varata tila hyvissä ajoin. Hää- tai syntymäpäiväjuhliin jopa puoli vuotta aiemmin. Mieluiten liian aikaisin kuin liian myöhään, jolloin kaikki tilat on jo varattuja. Mikäli juhla pidetään kotona, niin mieti, mitä täytyy tehdä ennen juhlapäivää: siivous, astiat, istumapaikat, pöydät, mahdollisen ulkotilan järjestelyt, koristeet sisällä ja ulkona. 

Tilaa ostettavat tarjoilut hyvissä ajoin tai sovi kuka valmistaa mitäkin juhlapöytään. Astioiden, maljakoiden ja tarjottimien määrä on hyvä tarkistaa etukäteen. Varaa maljakot kukille etukäteen yhteen paikkaan. Maljakoiden puuttuessa kauniit lasipurkit ja -pullot tai muut astiat toimivat maljakkoina hyvin. Vieraiden antamat kukat tulisi aina laittaa omaan maljakkoon, eikä sekoittaa niitä keskenään.

Mikäli juhlissa on tarkoitus oleskella myös ulkona, muista varautua sateeseen ja kylmään huovilla tai jopa lämmittimillä. Ulkotilat on kiva koristella juhlaa varten luonnonkukilla tai oksilla. Isoihin juhliin voi vuokrata juhlatelttoja, ruokapöytiä, tuoleja ja naulakoita. Juhlateltta on hyvä varmistus kesäsäiden varalle. Koskaan ei tiedä, milloin ukkoskuuro yllättää ja se aiheuttaa aikamoisen katastrofin hetkessä.

Kodin eteistilaan täytyy tehdä tilaa vieraiden vaatteille ja kengille. Kesällä tästä selviää helpommalla kuin talvella. Hyvä on myös miettiä, kuinka vieraat sijoitetaan juhlassa. Istumapaikkoja on varattava riittävästi. Etenkin vanhemmille vieraille täytyy löytyä helppo istumapaikka, mieluiten tukeva tuoli. Sohva on usein liian pehmeä ja upottava. Vanhusten on vaikea nousta siitä ylös. Jakkaroita ja keveitä tuoleja on parempi varata yli tarpeen, kuin liian vähän. Jos kahvia on tarkoitus juoda muuallakin kuin pöydän ääressä, pikkupöydät ovat käteviä istuinten vieressä.

Muista varata lahjapöytä hieman sivummalta. Kannattaa pyytää apuvoimia laittamaan lahjat esille. Nuoriso on yleensä mielissään, jos pyydät heitä huolehtimaan lahjapöydästä. Muista ohjeistaa, että kortit liitetään lahjaan, jotta myöhemmin tiedetään keneltä lahja on. Näin kiitokset menevät oikeaan paikkaan juhlan jälkeen.

Selvitä myös etukäteen tuleeko juhliin vieraita, joille tarvitsee varata erikseen kyyditys, yöpaikka ja ruokailu. Ehdota pitkämatkalaisille majoitustila läheltä juhlapaikkaa, jos heitä ei voida majoittaa kotona tai muiden sukulaisten luona.

Naapureiden kanssa kannattaa neuvotella lisähuonekaluista ja kylmätilojen lainaamisesta. Omat kylmätilat saattavat täyttyä yllättävän nopeasti suurista vadeista ja isosta määrästä ruokaa ja muuta tarjottavaa. 

Onko astioita riittävästi?

Suurelle vierasjoukolle tarvitaan paljon astioita. Monessa juhlapaikassa on valmiina astiat, joten se huoli on tilan vuokrauksessa poissa. Kotona järjestettävään juhlaan on omat ja mahdollisesti lähipiirin astian hyvä laskea etukäteen: lautaset, lasit, kupit ja ruokailuvälineet. Älä unohda tarjoiluastioita. Niitä tarvitaan yleensä montaa erilaista ja mahdollisimman suuria. Kaikkien omasta keittiöstä ei löydy isoja tarjoiluastioita, joten niitä kannattaa tiedustella sukulaisilta ja tuttavilta. Astioiden ei tarvitse olla samanlaisia, kunhan ne jotenkin sopivat yhteen ja juhlan teemaan. Erilaisilla astioilla saat vain persoonallisen ilmeen juhlapöytään. Voit käyttää samanlaisia serviettejä, joilla astioiden kirjoa saadaan rauhoitettua.  

Mitä juhlissa tarjoillaan? 

Se on yleensä juhlien suurimpia murheita ja siinä onkin monta kysymystä mietittävänä. 

Mikä maistuu kaikille juhlavieraille? 

Mikä on helppoa syötävää ja helposti esille pantavaa syötävää?  

Tarjotaanko pelkkä kahvi/kakkupöytä, olisiko lounas parempi vaihtoehto tai ehkä päivällinen.

Pitkissä pitkälle iltaan ja yöhön kestävissä juhlissa olisi hyvä tarjota lisäksi pieni yöpala. Mieti myös onko tarjolla alkoholia vai ei? Tarjoillaanko ruoka pöytiin vai järjestetäänkö noutopöytä? Noutopöytä on melko suosittu ja helpompi järjestää kuin pöytiin tarjoilu. Noutopöytäruokailu menee myös nopeammin ja odotusaikaa menee vähemmän siihen, kunnes lautanen saadaan jokaiselle. Rakenna noutopöytä niin, että sitä kierretään myötäpäivään. Jos vieraita on paljon, järjestä pöytään kaksi aloituspistettä. Määritelläänkö istumajärjestys etukäteen vai saavatko juhlavieraat valita vapaasti istumapaikan?

Jos juhliin on tulossa lapsia, järjestä myös heille sopivaa tarjottavaa. Huomio mahdollisuuksien mukaan allergikot. Nykyisin kaikki tarjottavat on helppo tilata tai valmistaa laktoosittomina. Muut allergiat ja ruokarajoitteet vaativat vähän enemmän miettimistä. Helpointa olisi, jos kaikki syötävä sopii kaikille. Se on myös juhlavieraille kaikkein paras vaihtoehto. Ellei se ole mahdollista laita pienet pahvilaput tarjolla olevan astian viereen, mitä ne sisältävät, niin et koko ajan joudu vastailemaan allergikoille.

Suunnitellessasi juhlaruokia, mieti niiden terveellisyyttä, ruokien väriä, rakennetta ja tuoreita raaka-aineita. Ne ovat nykyisin tärkeitä monelle ihmiselle. Juhlan ruokien ja juomien yhteensopivuutta kannattaa myös miettiä etukäteen. On kiva ottaa huomioon satokauden tuoreet vihannekset, juurekset ja marjat. On kiva myös, jos keksit pöytään jotain erikoista silmänruokaa, joka saa juhlijoiden huomion. Sen ei tarvitse olla mitään ihmeellistä, vaikka kauniisti koristeltu kakku, joka erottuu pöydästä. Luonnon antimia kannattaa käyttää hyväksi keväällä ja kesällä, jopa syksyllä löytyy kauniita käpyjä, oksia ja risuja metsästä.

Mikäli valmistat itse kakkuja, leivo ne hyvissä ajoin pakastimeen. Kakkupohjat, pasteijat, pullat, kahvikakut, piiraat ym. säilyvät hyvin pakastimessa. Kannattaa pitää mielessä, että ennen H-hetkeä tulee eteen vaikka kuinka monta järjestelyasiaa ja silloin leipomuksista saattaa tulla paineita. Pikkuleivät säilyvät rasioissa kuivassa paikassa hyvin. Poikkeuksena on hilloiset pikkuleivät, jotka tulisi täyttää aikaisintaan edellisenä päivänä tai juhlan aamuna, jotta niissä säilyy rapeus. Kahvipöytään ei tarvitse valmistaa seitsemää sorttia syötävää. Vähempi riittää. Nykyisin suolaiset palat kahvipöydässä ovat suositumpia, kuin makeat leivonnaiset. Yksi huolella valittu maukas suolainen ja täytekakku riittää hyvin kahvipöytään. Tarjottavaa voi täydentää muutamalla pikkuleivällä.

Kuinka paljon varaan syötävää? Alla muutama yleinen määre, jolla voit arvioida menekkiä etukäteen:

• 6 munan täytekakusta riittää 20:lle hengelle
• Pikkuleipiä varataan yksi kappale kutakin lajia henkeä kohti
• 1/2 litran pullataikinasta saadaan 2-3 pitkoa ja yksi iso tai kaksi pientä kranssia, joista riittää 50 viipaletta ja 1 litran pullataikinasta leivot 80–100 pikkupullaa riippuen pullien koosta (tee pieniä)
• Kuivakakusta1 1/2 litran vuokaan tehtynä saadaan 20–25 viipaletta
• Uunipannullisesta piirakkaa saat noin 30 palaa
• Karjalanpiirakoita ja pasteijoita varataan 1–2 kappaletta henkeä kohden
• Pyöreästä piirasvuoasta riittää noin 10 hengelle
• Voileipäkakkua varataan 1 sentin viipale ruokailijaa kohden
• Voileipiä lasketaan 3 kappaletta ruokailijaa kohden

Juomat ja muutama mitta/hlö

Rakenna kahvinoutopöytä niin, että ensin vieras ottaa käteensä lautasen ja tarjottavat ja vasta viimeisenä kahvikupin. Älä unohda teen juojia. Varaa myös vettä ja virvoitusjuomia, etenkin kesäkuumalla se on tärkeää.

Vierasta kohden lasketaan 2 kahvikuppia
+ sokeria, maitoa, kauramaitoa ja kermaa (10 hengelle sokeria 250 g, kermaa 1 dl ja maitoa 2–3 dl)

Kuohuviiniä varataan alkumaljana 1 1/2 dl henkeä kohden eli  0,75 litran pullosta saat 6–8 kaatoa. Muista alkoholiton vaihtoehto.

Valko- tai punaviinipullollisesta saat 6–8 lasillista. Yleensä lasketaan 2 lasillista viiniä/ruokailija.

Juhlan aikana

Juhlien joustavan sujumisen kannalta on hyvä sopia apujoukkojen kanssa, mitä odotat heidän tekevän. Kuka ottaa vieraat vastaan ja ohjaa oikeaan paikkaan. Kuka huolehtii kahvin kaatamisesta ja juhlapöydän tarjottavien riittävyydestä. Näin juhla sujuu ilman sähläilyjä ja sinäkin tiedät oman roolisi. Muista myös pysyä roolissasi. Älä juokse ohjaamassa apulaisiasi koko ajan. Kyllä he selviävät tai kysyvät apua. Huolehdi sinä juhlavieraiden viihdyttämisestä ja heidän kanssa jutustelusta.

Roolita etukäteen, kuka johtaa juhlatilaisuutta. Onko se talon isäntä tai emäntä tai joku muu sulavapuheinen ystävä hoitamaan juhlatilaisuuden juonnon. Tämä on erityisen tärkeää suuremmissa juhlissa. Yleensä häissä kaaso tai hääparin hyvä ystävä hoitaa tämän tehtävän. Aikatauluta, ruokailu, puheet, esitykset. Etukäteen tulee sopia myös, kuka vetää kilpailut tai johtaa yhteislaulut.  Lapsille kannattaa varata myös ohjelmien vetäjä tai leikittäjä, jolloin vältytään turhalta päättömältä juoksemiselta.

Loppusiivous

Kivojen juhlien jälkeen jäljelle jää se ikävin asia eli siivous. Varaa siivoukseen apujoukkoja ja riittävästi aikaa. Olet nimittäin juhlan jälkeen ihan varmasti väsynyt ja siivous hoituu muutaman apulaisen kanssa paljon helpommin kuin yksin. Jätesäkkejä tarvitaan usein siivouksessa sekä hyviä riepuja pöytien ym. pyyhkimiseen. Laatikoita lainatuille astioille.

Kun selvisit juhlista ansiokkaasti, kirjaa ylös, mikä meni hyvin ja mitkä tarjottavat maisuivat juhlaväelle parhaiten. Mitä jäi yli ja loppuiko joku syötävä kesken. Mitkä asiat olisi pitänyt tehdä toisin. Näin saat tärkeää pääomaa seuraavien juhlien järjestelyihin.

Näillä eväillä pääset hyvin alkuun. Muista, että hyvin suunniteltu on puoleksi tehty. Pätee myös juhlajärjestelyihin. Aina tulee myös yllätyksiä, älä hermostu niistä.

Kivoja juhlia!